Trong thời kỳ hiện đại này, máy photocopy đã trở thành một công cụ thiết yếu không thể thiếu tại hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức, không kể ngành nghề họ đang hoạt động.
Sự phổ biến và đa dạng của chúng thể hiện rõ tầm quan trọng không thể phủ nhận khi sao chép tài liệu, thực hiện công việc in ấn và tạo bản sao lưu quan trọng để lưu trữ thông tin. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc, còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý thông tin quan trọng.
Tuy nhiên, với chi phí khá cao của máy photocopy, dịch vụ thuê máy photocopy đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Để giúp bạn lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất, thì ở bài viết này Triệu Năng sẽ chia sẻ với bạn những tính năng cần xem xét khi thuê máy photocopy.
Tốc độ sao chụp theo bản sao mỗi phút (CPM) là chỉ số quyết định cho việc thuê máy photocopy có thể tạo ra bao nhiêu trang trong một phút. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của máy: CPM càng cao, tốc độ sao chụp càng nhanh.
Điều này trở thành yếu tố then chốt để có thể đảm bảo máy photocopy có đáp ứng được nhu cầu của sử dụng hay không. Đối với các công ty có nhu cầu sao chụp lớn, bạn cần sử dụng máy có CPM cao sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Và ngược lại, nếu công ty của bạn chỉ cần in một số lượng ít các loại giấy tờ thì nên lựa chọn những dòng máy in có CPM thấp, để có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khi mua máy in.
Để xác định mức CPM thích hợp cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải tính toán số lượng bản sao cần sao chép trong một ngày hoặc một tuần. Sau đó, chia số lượng bản sao đó cho số giờ làm việc trong ngày hoặc tuần để tính ra số bản sao cần sao chép trong một giờ.
Khi đã biết được số bản sao cần sao chép trong một giờ, bạn có thể dễ dàng lựa chọn được một sản phẩm máy photo có CPM phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mình trước khi thuê máy photo.
Độ phân giải thường được tính bằng đơn vị pixel trên mỗi inch (ppi) mà máy photocopy có thể hiển thị. Đây chính là yếu tố quyết định đến độ rõ nét và chi tiết của bản sao.
Bởi vậy, nếu bạn muốn sao chép các tài liệu quan trọng hoặc phức tạp, việc thuê máy photocopy có độ phân giải cao là cần thiết để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho nhu cầu công việc và ngược lại đối với các loại tài liệu đơn giản như văn bản.
Việc lựa chọn độ phân giải phù hợp cũng tùy thuộc vào loại tài liệu bạn đang sao chép. Đối với các tài liệu phức tạp như bản đồ hoặc biểu đồ, việc chọn máy có độ phân giải từ 2400 ppi trở lên sẽ đảm bảo bản sao được tái tạo chính xác và rõ ràng nhất.
Riêng đối với các văn bản và hình ảnh đơn giản, bạn nên chọn thuê máy photo có độ phân giải từ 600 ppi đến 1200 ppi là đủ để tạo ra bản sao chất lượng.
Lựa chọn giữa máy photocopy màu và đơn sắc phụ thuộc vào việc bạn cần dùng nó như thế nào. Nếu bạn thường xuyên in các tài liệu đầy màu sắc, hình ảnh hoặc biểu đồ, thì máy màu là lựa chọn tốt nhất.
Nó có thể tạo ra bản sao chất lượng cao với đầy đủ sắc thái, tạo điểm nhấn chuyên nghiệp và thẩm mỹ. Nhưng nếu công việc của bạn chủ yếu là in văn bản đơn sắc hoặc cần in số lượng lớn tài liệu cơ bản, máy đơn sắc có thể tiết kiệm hơn.
Nó thường có chi phí vận hành và bảo trì thấp hơn, cũng như chi phí mực in ít tốn kém hơn so với máy màu. Đánh giá rõ ràng mục tiêu sử dụng, tần suất in, yêu cầu về chất lượng và ngân sách sẽ giúp bạn chọn được một chiếc máy photocopy phù hợp nhất cho nhu cầu thuê máy của doanh nghiệp mình.
Việc lựa chọn thuê máy photocopy theo kích cỡ giấy in là rất quan trọng để đảm bảo rằng máy sẽ phục vụ đúng nhu cầu của bạn. Các máy photocopy thường được thiết kế để in ra các kích thước giấy phổ biến như A4, A3 và có thể có tính năng in ở các kích thước lớn hơn như A3+ hoặc kích thước tùy chỉnh.
Nếu bạn cần in tài liệu với kích thước lớn hơn so với giấy thông thường như A4, bạn cần chọn lựa chọn thuê máy photocopy có khả năng in được các kích thước lớn hơn, ví dụ như A3 hoặc có thể in được giấy có kích thước tùy chỉnh.
Ngoài kích thước giấy, bạn cũng cần xem xét về các tính năng khác của máy photo như tốc độ in, chất lượng in, tính năng đa chức năng (scan, fax), chi phí vận hành và bảo trì. Khi lựa chọn thuê máy photocopy, nên xác định rõ nhu cầu sử dụng của bạn để có thể chọn được máy phù hợp nhất với công việc của bạn.
Khi quyết định thuê máy photocopy và xem xét chế độ bảo hành, việc xác định thời gian và phạm vi bảo hành là quan trọng. Thời gian bảo hành dài hơn thường đi kèm với sự hỗ trợ lâu dài và tiện ích như sửa chữa miễn phí hoặc thay thế máy khi cần.
Cần chú ý đến phạm vi bảo hành, vì đôi khi chỉ áp dụng cho các linh kiện cụ thể, gây khó khăn nếu không chú ý từ đầu. Việc hiểu rõ điều kiện, hạn chế cũng như đánh giá uy tín của nhà cung cấp bảo hành là quan trọng.
Mở rộng bảo hành có thể đáng đầu tư, bảo vệ máy photocopy lâu dài và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Lựa chọn chế độ bảo hành phù hợp sẽ mang lại an tâm và hỗ trợ hiệu quả khi cần thiết, để duy trì hoạt động ổn định khi thuê máy photo.
Vậy bên trên là những tính năng cần được xem xét trước khi thuê máy photocopy mà chúng tôi chia sẻ tới các bạn. Kết thúc bài viết, Triệu Năng chúc bạn thuê được một sản phẩm máy photocopy phù hợp nhất nhé.
