Văn Phòng: Số 2/27/6 Tổ 4, Khu Phố 1, Phường Tân Mai, Tp. Biên Hòa, Đồng Nai
Hotline: 0901 777 807 - 0903 959 788
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, máy photocopy là thiết bị văn phòng được nhiều bộ phận sử dụng thường xuyên, từ kế toán, hành chính đến kinh doanh và nhân sự. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết nên lựa chọn máy có tốc độ 25, 45 hay 65 trang/phút để đáp ứng nhu cầu công việc.
rNếu chọn máy có công suất quá thấp, nhân viên có thể phải chờ đợi khi cần in tài liệu số lượng lớn, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Ngược lại, thuê một chiếc máy quá lớn so với nhu cầu thực tế sẽ khiến doanh nghiệp phải chi trả thêm tiền thuê hàng tháng không cần thiết.
Vậy làm thế nào để chọn công suất máy photocopy văn phòng phù hợp với số lượng nhân sự và sản lượng in hàng tháng?
Trong bài viết này, Triệu Năng sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách xác định nhu cầu sử dụng, phân biệt các mức tốc độ 25, 45 và 65 trang/phút, đồng thời đưa ra những kinh nghiệm lựa chọn máy photocopy tiết kiệm chi phí.
Việc lựa chọn máy photocopy không chỉ đơn giản là xem thiết bị có tốc độ in nhanh hay chậm. Doanh nghiệp cần cân nhắc số lượng người sử dụng, khối lượng tài liệu cần xử lý và tần suất in trong ngày.
Một chiếc máy phù hợp sẽ giúp công việc văn phòng diễn ra thuận lợi, đồng thời kiểm soát tốt ngân sách thuê thiết bị.
Đối với văn phòng có nhiều nhân viên sử dụng chung một thiết bị, tình trạng chờ đợi thường xảy ra vào những thời điểm cần in hợp đồng, báo cáo, hồ sơ nhân sự hoặc tài liệu kế toán.
Nếu máy chỉ có tốc độ 20–25 trang/phút nhưng thường xuyên phải xử lý các tập tài liệu hàng trăm trang, nhân viên có thể phải chờ khá lâu, đặc biệt khi nhiều người gửi lệnh in cùng lúc.
Ngoài tốc độ in, những yếu tố như thời gian khởi động, thời gian ra bản đầu tiên, khả năng đảo mặt và tốc độ xử lý dữ liệu cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.
Ngược lại, một văn phòng chỉ sử dụng vài nghìn bản in mỗi tháng nhưng lại thuê thiết bị thuộc phân khúc công suất lớn có thể phải trả chi phí cao hơn mức cần thiết.
Không phải cứ máy có tốc độ 65 trang/phút là tốt hơn máy 25 trang/phút. Điều quan trọng là thiết bị phải đáp ứng được nhu cầu thực tế với mức chi phí hợp lý.
Vì vậy, trước khi quyết định thuê máy photocopy cho công ty, doanh nghiệp nên xác định sản lượng in trung bình và những thời điểm cần xử lý tài liệu nhiều nhất.
Để lựa chọn đúng thiết bị, kế toán hoặc nhân viên hành chính nên khảo sát nhu cầu của các bộ phận thay vì chỉ dựa vào tổng số nhân viên.
Số lượng nhân viên là một trong những căn cứ ban đầu giúp xác định quy mô thiết bị cần thiết.
Chẳng hạn, văn phòng có 10 nhân viên nhưng chỉ có bộ phận kế toán thường xuyên in ấn sẽ có nhu cầu khác với công ty có 10 nhân viên đều phải xử lý hợp đồng, hồ sơ và tài liệu mỗi ngày.
Do đó, cần phân biệt giữa tổng số nhân sự và số người thực sự sử dụng máy photocopy thường xuyên.
Đây là yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn công suất.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra bộ đếm trên máy photocopy đang sử dụng, ghi nhận số bản đầu kỳ và cuối kỳ để tính sản lượng thực tế.
Công thức:
Sản lượng in trong tháng = Chỉ số bộ đếm cuối tháng – Chỉ số bộ đếm đầu tháng.
Nên tổng hợp số liệu từ 2–3 tháng gần nhất để có mức trung bình tương đối chính xác.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng nhiều máy, cần cộng sản lượng của tất cả thiết bị và xác định phần công việc dự kiến chuyển sang máy thuê mới.
Không chỉ tổng số bản in trong tháng, thời điểm sử dụng máy cũng rất quan trọng.
Ví dụ, một công ty có sản lượng 8.000 bản/tháng nhưng phần lớn được in trong 2–3 ngày cuối tháng sẽ có yêu cầu xử lý cao hơn văn phòng phân bổ đều số lượng bản in trong cả tháng.
Những trường hợp thường phát sinh nhu cầu cao điểm gồm:
Phòng kế toán in báo cáo, hóa đơn và chứng từ vào cuối tháng.
Phòng kinh doanh in bảng báo giá, hợp đồng và tài liệu giới thiệu.
Phòng nhân sự in hồ sơ, biểu mẫu và tài liệu đào tạo.
Bộ phận quản lý thường xuyên in báo cáo phục vụ các cuộc họp.
Doanh nghiệp cần xác định thời gian cao điểm để tránh chọn máy chỉ đáp ứng đủ nhu cầu trung bình nhưng lại quá tải khi công việc tăng đột biến.
Bên cạnh tốc độ, doanh nghiệp cũng nên xác định những chức năng cần thiết.
Nếu chủ yếu in hợp đồng, hóa đơn và văn bản nội bộ, máy photocopy trắng đen có thể đáp ứng tốt.
Nếu thường xuyên in biểu đồ, tài liệu marketing, bản trình bày hoặc hồ sơ có hình ảnh, doanh nghiệp nên cân nhắc máy photocopy màu.
Ngoài ra, các chức năng tự động đảo mặt bản gốc, đảo mặt bản in và scan mạng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý tài liệu.
PPM (Pages Per Minute) là đơn vị biểu thị số trang máy có thể in trong một phút theo điều kiện thử nghiệm của nhà sản xuất.
Đây là thông số quan trọng khi so sánh tốc độ thiết bị, nhưng không thể dùng riêng PPM để xác định toàn bộ công suất làm việc hoặc số nhân viên tối đa mà máy có thể phục vụ.
Dưới đây là ba phân khúc phổ biến doanh nghiệp có thể cân nhắc.
Máy photocopy có tốc độ khoảng 25–27 trang/phút thường thích hợp với văn phòng có số lượng nhân viên ít, nhu cầu in ấn không quá thường xuyên và khối lượng tài liệu ở mức thấp.
Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho:
Văn phòng nhỏ khoảng 5–10 nhân viên.
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp gia đình.
Phòng kế toán có nhu cầu in chứng từ, báo cáo hàng ngày.
Văn phòng tại nhà cần thiết bị đa chức năng khổ A3.
Ví dụ, Ricoh IM 2702 có tốc độ in tối đa 27 trang/phút, hỗ trợ các chức năng copy, in và scan. Đây là một ví dụ về dòng máy văn phòng thuộc phân khúc tốc độ nhỏ, được giới thiệu trên website chính thức của Ricoh Việt Nam.
Ưu điểm:
Chi phí thuê thường dễ tiếp cận hơn so với những phân khúc tốc độ cao.
Phù hợp với nhu cầu photocopy và in tài liệu văn phòng thông thường.
Không cần đầu tư thiết bị quá lớn khi sản lượng in còn thấp.
Hạn chế:
Có thể mất nhiều thời gian khi phải in liên tục hàng trăm trang.
Không phải lựa chọn tối ưu khi nhiều bộ phận cùng sử dụng.
Có thể không đáp ứng tốt nhu cầu tăng trưởng sản lượng trong tương lai.
Nếu doanh nghiệp chỉ in khoảng vài nghìn bản mỗi tháng và không thường xuyên phát sinh công việc đột xuất, máy 25 trang/phút là phương án nên được ưu tiên xem xét.
Đối với những doanh nghiệp có nhiều bộ phận cùng sử dụng máy photocopy, tốc độ 35–45 trang/phút sẽ mang lại khả năng xử lý tài liệu nhanh hơn.
Phân khúc này phù hợp để cân nhắc cho:
Văn phòng khoảng 10–30 nhân viên sử dụng máy thường xuyên.
Công ty có nhiều phòng ban cần in tài liệu chung.
Bộ phận kế toán, kinh doanh và hành chính có sản lượng in tương đối lớn.
Doanh nghiệp thường xuyên in hợp đồng, báo cáo hoặc tài liệu đào tạo.
Ví dụ, Ricoh IM C4500 có tốc độ in lên đến 45 trang/phút. Thiết bị thuộc dòng máy đa chức năng màu A3, phù hợp với những môi trường cần xử lý cả tài liệu trắng đen và tài liệu màu.
Ưu điểm:
Tốc độ xử lý tài liệu nhanh hơn nhóm máy 25 trang/phút.
Phù hợp với môi trường có nhiều người dùng chung.
Có thể đáp ứng tốt nhu cầu in ấn thường xuyên của doanh nghiệp vừa.
Giảm thời gian chờ khi xử lý các bộ hồ sơ có nhiều trang.
Hạn chế:
Chi phí thuê có thể cao hơn dòng máy tốc độ thấp.
Cần cân nhắc sản lượng in thực tế để tránh trả tiền cho công suất không sử dụng hết.
Nếu doanh nghiệp có sản lượng in từ vài nghìn đến hàng chục nghìn bản mỗi tháng, đồng thời thường xuyên xuất hiện các đợt in cao điểm, máy 45 trang/phút là phân khúc đáng cân nhắc.
Máy photocopy tốc độ khoảng 60–65 trang/phút hướng đến những môi trường có khối lượng công việc lớn, cần xử lý nhiều tài liệu trong thời gian ngắn.
Những đối tượng phù hợp có thể bao gồm:
Công ty có nhiều phòng ban và số lượng nhân viên sử dụng máy lớn.
Doanh nghiệp thường xuyên in báo cáo, hồ sơ hoặc tài liệu đào tạo với số lượng lớn.
Trung tâm đào tạo, trường học và đơn vị cần sao chụp tài liệu thường xuyên.
Doanh nghiệp có nhu cầu in tập trung vào một số thời điểm nhất định.
Ví dụ, dòng Toshiba e-STUDIO6528A có tốc độ copy/in 65 trang/phút theo thông số công bố từ Toshiba TEC.
Ưu điểm:
Xử lý nhanh các tập tài liệu có số lượng trang lớn.
Phù hợp với môi trường có nhiều người gửi lệnh in.
Giúp giảm thời gian chờ khi cần hoàn thành công việc gấp.
Thích hợp với những doanh nghiệp có sản lượng in lớn và tương đối ổn định.
Hạn chế:
Chi phí thuê và vận hành thường cao hơn phân khúc nhỏ.
Cần có không gian lắp đặt phù hợp.
Có thể gây lãng phí nếu sản lượng in thực tế thấp.
Doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn máy 65 trang/phút khi có nhu cầu thực sự. Nếu mỗi tháng chỉ in vài nghìn bản, máy thuộc phân khúc này có thể không mang lại hiệu quả kinh tế tương xứng với chi phí thuê.
Để nhân viên kế toán và hành chính dễ hình dung, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng lựa chọn sau:
| Tiêu chí | Nhóm 25 PPM | Nhóm 45 PPM | Nhóm 65 PPM |
|---|---|---|---|
| Nhân sự tham khảo | 5–10 người | 10–30 người | Trên 30 người |
| Nhu cầu in | Thấp | Trung bình đến cao | Cao |
| Tần suất sử dụng | Không liên tục | Thường xuyên | Liên tục hoặc theo đợt lớn |
| Khối lượng tài liệu | Ít | Tương đối nhiều | Rất nhiều |
| Đối tượng | Văn phòng nhỏ | Doanh nghiệp vừa | Doanh nghiệp lớn |
| Ưu tiên | Tiết kiệm chi phí | Cân bằng tốc độ và chi phí | Xử lý nhanh sản lượng lớn |
Lưu ý: Số lượng nhân sự trong bảng chỉ là tình huống tham khảo để định hướng ban đầu, không phải giới hạn sử dụng do nhà sản xuất quy định. Một công ty 10 nhân viên nhưng in 20.000 bản/tháng vẫn có thể cần máy công suất lớn hơn văn phòng 30 nhân viên chỉ in vài nghìn bản.
Lời khuyên: Hãy dùng sản lượng bản in và nhu cầu vào giờ cao điểm làm căn cứ quyết định cuối cùng. Số nhân sự chỉ là một yếu tố bổ trợ.
Ngoài tốc độ in, doanh nghiệp cần quan tâm đến số lượng bản được tính trong gói thuê hàng tháng.
Theo bảng dịch vụ công bố trên website Triệu Năng, khách hàng có thể tham khảo các nhóm máy và sản lượng như sau:
| Phân khúc tốc độ | Sản lượng trong gói tham khảo |
|---|---|
| 20–25 trang/phút | 1–3.000 bản/tháng |
| 23–28 trang/phút | 1–5.000 bản/tháng |
| 28–40 trang/phút | 1–10.000 bản/tháng |
| 33–50 trang/phút | 1–20.000 bản/tháng |
| 50–80 trang/phút | 1–50.000 bản/tháng |
Các mức trên là gói dịch vụ tham khảo được Triệu Năng công bố, không phải định mức tối đa hay công suất kỹ thuật chung của tất cả máy photocopy trong cùng phân khúc.
Tùy model, tình trạng thiết bị, thời điểm thuê và thỏa thuận hợp đồng, giá thuê cũng có thể thay đổi.
Đây là căn cứ hữu ích để kế toán so sánh sản lượng in thực tế với gói thuê dự kiến.
Ví dụ:
Một văn phòng có sản lượng khoảng 2.500 bản/tháng có thể bắt đầu xem xét nhóm máy 20–25 trang/phút.
Trong khi đó, doanh nghiệp có sản lượng khoảng 15.000 bản/tháng nên tham khảo nhóm gói 33–50 trang/phút, sau đó lựa chọn model phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
Nếu doanh nghiệp có sản lượng khoảng 30.000 bản/tháng, cần trao đổi trực tiếp với đơn vị cho thuê để kiểm tra model, định mức hợp đồng và khả năng phục vụ vào giờ cao điểm.
Không nên chỉ nhìn vào tốc độ PPM mà bỏ qua số bản được bao gồm trong hợp đồng thuê.
Một chiếc máy photocopy nhanh chưa chắc đã là thiết bị phù hợp nhất. Trước khi thuê máy, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm những tính năng sau:
Nếu công việc thường xuyên liên quan đến bản vẽ, sơ đồ, bảng biểu hoặc tài liệu khổ lớn, máy cần hỗ trợ khổ giấy A3.
Đây là yếu tố quan trọng đối với các công ty xây dựng, thiết kế, kế toán và những đơn vị thường xuyên xử lý hồ sơ kỹ thuật.
Tính năng này giúp máy tự động nạp nhiều trang tài liệu và quét hai mặt mà không cần nhân viên lật từng tờ.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên photocopy hợp đồng, hồ sơ và chứng từ, đây là tính năng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
In hai mặt tự động giúp tiết kiệm giấy và giảm thời gian thao tác thủ công.
Doanh nghiệp có nhu cầu in tài liệu nhiều trang nên ưu tiên lựa chọn thiết bị hỗ trợ tính năng này.
Máy có chức năng scan to folder, scan to email hoặc scan màu qua mạng sẽ thuận tiện hơn trong việc số hóa hồ sơ, lưu trữ và chia sẻ tài liệu giữa các bộ phận.
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra những nội dung sau:
Sản lượng bản in được bao gồm mỗi tháng.
Đơn giá cho mỗi bản vượt định mức.
Chi phí thuê cố định và các khoản phát sinh.
Mực in, vật tư và linh kiện nào được đơn vị cho thuê chịu trách nhiệm.
Thời gian hỗ trợ khi máy gặp sự cố.
Chính sách bảo trì và bảo dưỡng định kỳ.
Thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí sử dụng thiết bị, không chỉ riêng giá thuê niêm yết.
Để tránh tình trạng thuê máy quá lớn hoặc quá nhỏ, doanh nghiệp có thể áp dụng một số kinh nghiệm sau:
Thứ nhất, kiểm tra số lượng bản in thực tế.
Không nên ước lượng theo cảm tính. Hãy kiểm tra bộ đếm và tổng hợp sản lượng trong những tháng gần nhất để có số liệu đáng tin cậy.
Thứ hai, xác định nhu cầu tăng trưởng.
Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm nhân viên hoặc mở rộng bộ phận, cần tính đến mức tăng sản lượng trong thời gian hợp đồng.
Thứ ba, không chạy theo tốc độ máy cao nhất.
Một chiếc máy 45 trang/phút có thể đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp, không nhất thiết phải thuê máy 65 trang/phút khi lượng tài liệu không quá lớn.
Thứ tư, chọn gói thuê có định mức phù hợp.
Chi phí thuê cố định thấp chưa chắc đã tiết kiệm nếu sản lượng thực tế thường xuyên vượt định mức. Kế toán cần so sánh cả chi phí phụ trội trước khi lựa chọn.
Thứ năm, ưu tiên đơn vị có hỗ trợ kỹ thuật.
Máy photocopy là thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày. Khi xảy ra lỗi, doanh nghiệp cần được hỗ trợ kịp thời để hạn chế gián đoạn hoạt động.
Nếu doanh nghiệp chưa xác định được nên thuê máy photocopy 25, 45 hay 65 trang/phút, việc trao đổi với đơn vị có kinh nghiệm cung cấp thiết bị sẽ giúp quá trình lựa chọn dễ dàng hơn.
Triệu Năng cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Biên Hòa, Đồng Nai với nhiều lựa chọn thiết bị và gói thuê theo nhu cầu sử dụng.
Theo thông tin dịch vụ được công bố trên website, khách hàng có thể tham khảo các model như Ricoh IM C4500, Ricoh IM 2702 và Toshiba e-STUDIO 5008A, cùng các phân khúc tốc độ và sản lượng thuê khác nhau.
Khi lựa chọn dịch vụ tại Triệu Năng, doanh nghiệp có thể trao đổi những thông tin quan trọng như:
Quy mô nhân sự và số người sử dụng máy.
Sản lượng photocopy, in ấn trung bình mỗi tháng.
Nhu cầu in trắng đen, in màu và scan.
Ngân sách thuê máy dự kiến.
Yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì.
Từ những thông tin này, doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn thiết bị và gói thuê phù hợp hơn, tránh đầu tư hoặc thuê máy vượt quá nhu cầu.
Để được tư vấn lựa chọn model, tham khảo chi phí và chính sách thuê phù hợp, quý khách có thể liên hệ Triệu Năng hoặc xem chi tiết dịch vụ thuê máy photocopy tại Biên Hòa.
Với công ty có khoảng 10 nhân viên, máy 25–27 trang/phút thường là lựa chọn có thể xem xét nếu sản lượng in thấp và không thường xuyên phát sinh công việc đột xuất. Nếu nhiều nhân viên sử dụng chung máy hoặc sản lượng hàng tháng cao, doanh nghiệp nên cân nhắc máy 35–45 trang/phút.
Có. Máy 25 trang/phút phù hợp với văn phòng nhỏ, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có nhu cầu in ấn vừa phải. Tuy nhiên, cần kiểm tra sản lượng thực tế và số lượng người sử dụng đồng thời trước khi quyết định.
Doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp khi máy hiện tại thường xuyên phải xử lý nhiều lệnh in cùng lúc, nhân viên phải chờ đợi, sản lượng in tăng hoặc các công việc vào giờ cao điểm không còn được đáp ứng thuận lợi.
Phân khúc 65 trang/phút phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng tài liệu lớn, nhiều bộ phận sử dụng chung hoặc thường xuyên phải in hàng loạt trong thời gian ngắn. Đây cũng là lựa chọn cần cân nhắc đối với những đơn vị có nhu cầu sao chụp tài liệu tập trung.
Có. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Số lượng bản in hàng tháng quyết định doanh nghiệp nên lựa chọn gói thuê nào, tránh phát sinh chi phí vượt định mức và giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.
Nếu số bản in thực tế thấp hơn nhiều so với định mức gói thuê trong nhiều tháng liên tiếp, máy có tốc độ quá cao so với nhu cầu hoặc doanh nghiệp hiếm khi sử dụng hết khả năng xử lý của máy, nên xem xét lại cấu hình và gói thuê để tối ưu chi phí.
Chọn công suất máy photocopy theo quy mô nhân sự là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả công việc và kiểm soát chi phí thuê hàng tháng.
Máy 25 trang/phút thường phù hợp với văn phòng nhỏ, máy 45 trang/phút thích hợp với doanh nghiệp có nhu cầu in thường xuyên, trong khi máy 65 trang/phút hướng đến môi trường có khối lượng tài liệu lớn.
Tuy nhiên, số lượng nhân viên không phải yếu tố quyết định duy nhất. Doanh nghiệp cần kết hợp sản lượng bản in thực tế, tần suất sử dụng, thời điểm cao điểm và định mức thuê để đưa ra lựa chọn chính xác.
Với dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Biên Hòa, Triệu Năng hướng đến việc tư vấn thiết bị phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp, giúp khách hàng sử dụng máy hiệu quả mà không phải đầu tư một khoản chi phí lớn ban đầu.
